URBANIZACIÓN
CIUDADELA SEVILLA
CONSEJO
DE ADMINISTRACIÓN
ACTA Nº
1
FECHA: sábado 13 de octubre de 2012
LUGAR: salón social de la urbanización Ciudadela Sevilla
HORA DE INICIO: 10:30 am
HORA DE TERMINACIÓN: 1:15 pm
ASISTENTES
Ángel Humberto Castillo Arango
David Alonso Silva Rodríguez
Hercilia Hincapie Parra
María Rubiela Osorio
Angela María Vasco
Judith Varelas
Daniel Gómez
Tatiana Alexandra Montoya González
ORDEN
DEL DÍA
1. Designación de cargos.
2. Determinación de la
periodicidad de las reuniones.
3. Solicitud de informes de
gestión por parte del consejo de administración anterior, administradora y
revisora fiscal.
4. Recolección de información de
contacto.
5. Recuperación de cartera y
personas morosas.
6. Propuestas para el plan de
trabajo del consejo.
7. Revisión perfil del revisor fiscal electo por la
asamblea general.
8. Compromisos.
DESARROLLO
1. Designación de cargos
Debido a la ausencia de las señoras Adriana Urrego y
Mariela García, miembros del consejo electo por la asamblea general el sábado
06 de Octubre del año en curso, se establece la incapacidad de los miembros
presentes en la reunión, de realizar la asignación de cargos de forma definitiva. Sin embargo, dada la
necesidad de dar inicio a la gestión del nuevo consejo, se lleva a cabo una asignación tentativa de
cargos, que es aprobada colectivamente pero queda sujeta a aprobación de los
miembros ausentes.
Se reafirma la intención expresada en la asamblea de
conformar un equipo de trabajo inclusivo y abierto, donde todos los miembros
del consejo puedan participar de la toma de decisiones sin discriminación
alguna por su calidad de principal o suplente.
Es contemplada la posibilidad de asignar los cargos de
acuerdo al número de votos obtenidos en la asamblea por cada miembro principal,
sin embargo, teniendo en cuenta que ninguna persona puede ser obligada a asumir
las funciones de los diferentes cargos y
que uno de los miembros
principales ausente, la señora Adriana Urrego, ha manifestado su deseo de ceder
su lugar como principal, otorgado al señor Daniel Gómez, por haber sido quien obtuvo mayor número de votos entre los
suplentes, y se descarta la opción de
asignación de cargos por número de votos en la asamblea.
Se realiza la elección por postulación libre.
Se solicita a la señora Judith Varelas, quien ha tenido
experiencia como miembro de consejo en ocasiones anteriores, amplíe las
funciones de cada cargo para ilustrar a los postulantes. La señora realiza una
breve explicación de las responsabilidades de la figura del presidente, que es quien debe
autorizar los pagos y la realización de los proyectos una vez hayan sido
discutidos y aprobados por el consejo, y menciona someramente algunos aspectos
de los demás cargos. Se procede con la
postulación y votación, haciendo énfasis en la necesidad de personas
responsables, transparentes y comprometidas en el ejercicio de sus funciones.
De acuerdo a las aptitudes mostradas por cada persona
hasta el momento e independientemente de su condición como principal o suplente,
se decide por todos los asistentes y en
común acuerdo la siguiente distribución de cargos:
Presidente: Ángel Humberto Castillo Arango
Vicepresidente: David Alonso Silva Rodríguez
Tesorera: Judith Varelas
Secretaria: Tatiana Alexandra Montoya González
Vocal: Angela María Vasco
Se somete a discusión la asignación de suplentes, sobre
todo para el presidente ya que genera conflicto con la figura del
vicepresidente, sin embargo, se asignan
todos los cargos con el propósito de incluir a todos los miembros del consejo,
y de que el suplente sea un apoyo para el principal en el ejercicio de sus
funciones. Se asignan entonces los siguientes cargos:
Suplente
Presidente: María Rubiela Osorio
Suplente
Vicepresidente: Hercilia Hincapie
Suplente
Tesorero: Daniel Gómez
Suplente
Secretaria: Adriana Urrego
Suplente Vocal: Mariela García
Es elegida además, la señora Rubiela Osorio, para
realizar las labores de Veedora de
proyectos, una nueva figura propuesta por el señor Daniel Gómez con el
propósito de mantener la continuidad en el plan de trabajo y de asegurar el
cumplimiento de los objetivos y metas establecidas por el consejo.
Tanto la propuesta del nuevo cargo como la elección de
la señora para ocuparlo, son aceptadas por todos los asistentes.
Se cierra esta primera parte de la sesión, reafirmando
la necesidad del trabajo en equipo y del debate desde los argumentos para la construcción del objetivo
común.
2.
Determinación de la periodicidad de las reuniones.
De acuerdo a la disponibilidad horaria de cada uno de
los miembros, se acuerda la realización de las reuniones los sábados a las 10
am cada 15 días, pero manteniendo el contacto durante esas dos semanas para
asegurar la continuidad del trabajo.
3. Solicitud de informes de
gestión por parte del consejo de administración anterior, administradora y
revisora fiscal.
Se establece la necesidad de una reunión con los
miembros del Consejo de Administración anterior, donde se haga entrega formal
de los proyectos y procesos llevados a cabo por este, y se informe del estado
general de la urbanización, para poder establecer las prioridades y plan de
trabajo que guiarán la gestión del nuevo consejo.
De manera explícita y a lo largo de toda la reunión, los
miembros del consejo manifiestan su inconformidad con la gestión y el salario
de la administradora actual, además de la inoperancia del consejo saliente,
estableciendo como prioridad la investigación exhaustiva y minuciosa de los
aspectos administrativos, que puedan haber sido objeto de irregularidades y
malos manejos.
Se discute además, la posibilidad de solicitar la
renuncia de la señora administradora Sandra Valencia, una vez comprobados los
diferentes aspectos negativos asociados
a su desempeño y labor administrativa. Dado el caso, y por el estado de
embarazo de la señora, el comité considera necesaria la asesoría legal por
parte de un profesional en derecho laboral, pues su condición de madre gestante
la protege en este tipo de situaciones, dejando como único recurso para la
terminación de su contrato, la demostración de la existencia de justa causa para su despido.
Con el propósito de hacer un recuento de los aspectos
negativos que motivan la solicitud, la señora Rubiela Osorio pone a disposición de los miembros del
consejo, documentación que corresponde a solicitudes hechas por miembros de los
diferentes consejos de administración, desde el 2010, que fueron ignorados, dilatados o
solucionados ineficazmente por la administración.
Por la magnitud de los documentos y ya que pueden
identificarse algunos aspectos que han sido solucionados, se suspende la
lectura de los mismos, pero quedan a disposición de los miembros del comité
para su lectura y estudio.
Se manifiesta que la inefectividad de la administración
está asociada a mal manejo de los recursos, negligencia al acatar las
decisiones tomadas por el Consejo de Administración y/o incumplimiento del
consejo anterior en su labor de
vigilancia y control de la figura del administrador, por lo cual se hace
hincapié en la necesidad de desarrollar un trabajo conjunto entre consejo y
administración.
Una vez evidenciada la
necesidad de la revisión exhaustiva se establecen los siguientes puntos
para solicitar en el informe de gestión del consejo y de la administración:
a.
Solicitud de los contratos que
tiene la unidad: por prestación de servicios, vigilancia, administradora,
fumigación, secretaria, aseo, etc.
b.
Inventario general de la unidad.
c.
Asuntos pendientes de
infraestructura y general.
d.
CDTs
e.
Actas de las reuniones del
consejo.
f.
Estado de cartera
g.
Planes de contingencia y emergencia.
h.
Estado de los ascensores
Se hace la propuesta de incluir la huella
dactilar con la firma de todos los documentos aprobados por el consejo, con el
propósito de evitar acciones fraudulentas. Y se define que una vez aprobada la
asignación de cargos, el acta debe ser llevada a notaría para legitimación de
la nueva tesorera, quien adicionalmente tendrá que dirigirse al banco que
maneja los dineros de la urbanización, para asegurarse de que la firma
autorizada sea actualizada por la suya como nueva tesorera, para evitar
inconvenientes o perjuicios por cualquier acción fraudulenta que pueda ser
llevada a cabo por terceros.
La señora Angela Vasco se retira a las 12:00
m.
4. Recolección de información de
contacto.
Simultáneamente con el desarrollo de la
reunión, se recogieron los datos personales e información de contacto de cada
una de los miembros del consejo presentes. Se anexa al acta esta información.
5. Recuperación de cartera y
personas morosas.
Por
cuestiones de tiempo y organización, no
logró ampliarse este punto del orden del día, por lo que se programa para
discusión en encuentros posteriores.
6. Propuestas para el plan de
trabajo del consejo.
Fueron
socializadas durante la sesión, diferentes ideas y propuestas para que el
consejo lleve a cabo durante su gestión. Entre ellas se encuentran:
·
Propuesta de sensibilización sobre
el consumo de drogas para jóvenes y padres ofrecida por personal de la policía
nacional.
·
Reinstauración del blog,
otorgándole un carácter formal como medio virtual oficial de difusión del Consejo,
para la difusión de información y documentación de carácter público.
·
Instalación del buzón de
sugerencias para el Consejo de Administración.
·
Formación de comités: de
convivencia, deportivos, de jardinería y
embellecimiento, entre otros.
·
Capacitación sobre ley 675 de
propiedad horizontal para los miembros del consejo, dictada por personal
experto.
Se programa
la ampliación de estas propuestas para la próxima sesión.
7. Revisión perfil del revisor fiscal electo por la
asamblea general.
Por
cuestiones de tiempo no logró abordarse este tema, que será programado para
reuniones siguientes.
8. Compromisos
Se
establecen los siguientes compromisos para el próximo encuentro presencial el
sábado 27 de octubre a las 10 am en el salón social:
·
Redacción del acta por parte de la
secretaria, y aprobación de la misma por parte de los miembros del consejo.
·
Redacción y aprobación de
solicitud de los informes de gestión de administración y consejo saliente, por
parte de la secretaria y el consejo.
·
Acudir al ministerio de trabajo u
otras fuentes, para solicitar información sobre legalidad y procedimiento para
terminación de contrato laboral por justa causa, de una madre gestante, a cargo
del señor Daniel Gómez.
·
Revisión de los informes de
mantenimiento de los ascensores y vitalidad de las piezas dañadas, por parte
del señor David Silva,
·
Revisión de las funciones específicas de
cada cargo asignado por parte de todos
los miembros del consejo.
·
Averiguar información sobre
procedimiento, requisitos y demás datos importantes, sobre el cambio de firmas
en las cuentas bancarias de la urbanización ante la llegada de un nuevo
tesorero, por parte de la señora Judith Varelas.
·
Revisión de la asignación salarial
promedio actual para un administrador de unidad residencial, por parte de todos
los miembros del consejo.
·
Diseño de una propuesta específica
y puntual para llevar a cabo en el consejo de forma paralela a la auditoría de
la administración, por parte de cada miembro del consejo.
Tatiana Alexandra
Montoya González
Secretaria
